ROME E-PRIX • April 13, 2019 – Rome, Italy

CLN GROUP È ONORATO DI AVERVI COME SUOI OSPITI

Un’elettrizzante occasione per riunirci e promuovere lo sviluppo di energie alternative.
Vieni a scoprire Roma E-Prix insieme a noi!

CLN GROUP IS HONORED TO HAVE YOU AS HIS GUEST

An electrifying occasion to get together and promote the development of alternative energies.
Come and discover Rome E-Prix with us!

Iscrizione / Registration

Soggiorno / Accomodation


12 Aprile / April 12th13 Aprile / April 13thNon necessito / I don't need it


Convegno / Conference


Si / YesNo

Ristorazione / Food


Si / YesNo


Si / YesNo


Si / YesNo

Roma E-Prix


Si / YesNo

Informativa / Information

INFORMATIVA

Ai sensi e per gli effetti di cui agli artt. 12 e ss. del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito denominato “GDPR”) e agli artt. 13 e ss. del d.lgs. 196/2003 (di seguito “Codice della Privacy”), forniamo qui di seguito ad ognuno dei partecipanti (di seguito “Interessati”) al week end del 12-14 aprile 2019 E-Prix Roma (di seguito l’“Evento”), in modo quanto più possibile semplice e chiaro, alcune informazioni concernenti il trattamento dei rispettivi dati personali, che sarà effettuato in relazione all’Evento.

1. Identità e dati di contatto del titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è C.L.N. S.p.A. con sede in Corso Susa 13/15, 10040 Caselette (TO), Italia (di seguito il “Titolare del Trattamento” o il “Titolare”).

Il Titolare del Trattamento, al/alla quale ciascun Interessato potrà scrivere per esercitare i suoi diritti, è contattabile anche via e-mail al seguente indirizzo:

2. Tipologia di dati trattati, finalità del trattamento e conseguenze in caso di rifiuto

Il Titolare, anche tramite il Responsabile di cui all'articolo 6 che segue, raccoglierà alcuni dati personali (nome, cognome, indirizzo, mail, numero di telefono), relativi a ciascun Interessato, al momento della registrazione al form di iscrizione dell’Evento per le sole finalità di ospitalità e di organizzazione (prenotazione hotel, prenotazione pass per l'E-Prix, avvisi e/o necessità di comunicazione in caso di cambi di programma).

Fornire i dati personali richiesti è necessario; qualora l’Interessato si rifiuti di fornire tali dati sarà impossibile la sua partecipazione all’Evento.

Inoltre, il Titolare, anche tramite il Responsabile di cui all’art. 6 che segue, raccoglierà ulteriori dati personali quali in particolare immagini e riprese video mediante fotocamera e/o videocamera, che potranno ritrarre gli Interessati nei momenti di socialità dell’Evento (durante l'evento, pranzi, cene, visite al E-Prix, trasferte ecc.) per finalità di realizzazione di materiale promozionale da pubblicare eventualmente sul sito internet del Titolare o da proiettare in occasione di eventi aziendali.

Consentire alla raccolta delle immagini è necessario per la partecipazione all’Evento, mentre solo con il consenso facoltativo dell’Interessato il Titolare potrà utilizzare le sue immagini per la realizzazione di materiale promozionale da pubblicare sul sito Internet o da proiettare in occasione di eventi aziendali.

3. Modalità di trattamento dei dati

In relazione alle finalità descritte, il trattamento dei dati personali avverrà mediante strumenti manuali, informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità sopra evidenziate e, comunque, con applicazione di misure tali da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi.

Saranno previste adeguate garanzie relative alla sicurezza e riservatezza del trattamento dei dati da parte del Responsabile di cui all’articolo 6.

4. Liceità del trattamento – Pubblicazione immagini

Il trattamento dei dati indicati all’articolo 2 da parte del Titolare è necessario ai fini (i) dell'organizzazione ed esecuzione dell'Evento promozionale che viene proposto e (ii) della partecipazione all'Evento da parte degli Interessati secondo il programma indicato, in quanto ad esso inscindibilmente connesso. In mancanza di comunicazione dei dati e della disponibilità dell’Interessato alla raccolta delle immagini e riprese video, la partecipazione all'evento non sarà possibile.

L’eventuale pubblicazione delle immagini/riprese video degli Interessati è invece subordinata al loro espresso consenso. In mancanza del consenso degli Interessati le immagini raccolte verranno cancellate.

5. Ambito di circolazione dei dati

Il Titolare condividerà i dati personali di ciascun Interessato con la società di eventi Meneghini&Associati Srl con sede in Viale Trento, 56F 36100 Vicenza P.IVA 00892530247 iscritta alla CCIAA di Vicenza, che, in qualità di Responsabile esterno del trattamento, effettua il trattamento per conto del Titolare, in conformità agli obblighi disciplinati nel contratto con quest'ultimo, stipulato anche in conformità con il GDPR, avente ad oggetto l’organizzazione dell’Evento. I dati dell’Interessato potranno essere comunicati ai soggetti coinvolti nell’organizzazione e realizzazione dell’Evento, quali alberghi e Organizzatori di E-Prix.

Inoltre, ove l’Interessato presti il consenso all’utilizzo dell'immagine, in caso di pubblicazione di immagini sul sito Internet o di proiezione in occasione di eventi aziendali, questa potrà essere accessibile ai terzi utenti del sito del Titolare ed agli eventuali partecipanti agli eventi aziendali organizzati dal Titolare.

6. Durata del trattamento

Il Titolare conserverà i dati personali degli Interessati diversi dall’immagine nei propri data base per 2 (due) anni, salvo che tali dati personali non siano già trattati ad altro titolo dal Titolare. Alla scadenza saranno cancellati o sarà richiesto nuovamente il consenso per poterli conservare.

Il Titolare conserverà l'immagine degli Interessati che hanno prestato il consenso facoltativo all’utilizzo, per le finalità promozionali indicate, per 5 (cinque) anni. Alla scadenza del periodo di conservazione i dati verranno cancellati o sarà richiesto nuovamente il consenso per poterli conservare.

Il Titolare provvederà alla cancellazione delle immagini degli Interessati che hanno negato il consenso all’utilizzo.

7. Diritti di ciascun Interessato

Ciascun Interessato ha il diritto in ogni momento di chiedere al Titolare, tramite il punto di contatto sopra indicato all’articolo 1, l’accesso ai propri dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguarda o l’opposizione al trattamento.

Ogni Interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali.



INFORMATION

Pursuant to artt. 12 et seq. of Regulation (EU) 2016/679 (hereinafter referred to as “GDPR”) and to artt. 13 et seq. of Legislative Decree 196/2003 (hereinafter “Privacy Code”), we offer below to each of the participants (hereinafter “Data subjects”) in the weekend of 12st-14rd April 2019 Rome E-Prix (hereinafter the “Event”), as much as possible in a clear and intelligible way, some information relating to the processing of their personal data to be carried out in relation to the Event.

1. Identity and contact details of the controller

The controller is C.L.N. S.p.A. with registered office at Corso Susa 13/15, 10040 Caselette (TO), Italy, (hereinafter the “Controller”).

The Controller, to whom each Data subject may write to exercise his/her rights is reachable also via e-mail at the following address:

2. Type of data processed, purposes of the processing and consequences in case of refusal

The Controller, also through the Processor referred to in article 6 below, is going to collect some personal data (name, surname, address, email, telephone number), related to each Data subject, when registering to the Event’s entry form for the sole purposes of hospitality and organization (hotel booking, entrance pass to the E-Prix circuit, notices and/or need for announcements in case of changes to the event programme).

Providing the requested personal data is necessary; if the Data subject refuses to provide such data his/her participation in the Event will be impossible.

Moreover, the Controller, also through the Processor referred to in article 6 below, is going to collect further personal data, such as in particular images and video recordings by camera and/or video camera, which may depict the Data subjects during social moments of the Event (during the event, lunches, dinners, E-Prix visits, trips, etc.) for the purpose of creating promotional material to be possibly published on the web site of the Controller or to be projected during corporate events.

Consent to the collection of the images is necessary to participate in the Event, while only if the optional consent is given by the Data subject the Controller will be able to use his/her images to create promotional material to be published on the web site or to be projected during corporate events.

3. Data processing methods

In relation to the mentioned purposes, the personal data processing will take place using manual, IT and communication tools in a way strictly connected to the purposes highlighted above and, in any case, by applying such measures so as to ensure security and confidentiality of the data.

Appropriate safeguards in relation to the security and confidentiality of data processing by the Processor as referred to in article 6 will be envisaged.

4. Lawfulness of processing – Images publication

The processing of the data as referred to in article 2 by the Controller is necessary for the purposes (i) of the organization and execution of the offered promotional Event and (ii) of the participation in the Event by the Data subjects in accordance with the scheduled agenda, as inextricably linked to it. In the absence of the communication of the data and of the availability of the Data subject to the collection of the images and video recordings, the participation in the event will not be possible.

Instead the possible publication of the images/video recordings of the Data subjects is subject to their express consent. In the absence of the Data subjects’ consent the collected images/video recordings are going to be deleted.

5. Disclosure of personal data to third parties

The Controller is going to disclose the personal data of each Data subject to the event management company Meneghini&Associati srl, with registered office at Viale Trento, 56F -36100 Vicenza, Italy, VAT number: 00892530247, Chamber of Commerce of Vicenza (Italy), which, as Processor, carries out the processing on behalf of the Controller, in accordance with the obligations provided in the contract entered into with the Controller, also in compliance with the GDPR, setting out the Event organization. The Data subject’s data may be disclosed to third recipients involved in the Event organization and management, such as hotels and E-Prix.

Moreover, if the Data subject gives consent to use the image, in the event of publication of images on the web site or of projection during corporate events, such image will be available to third recipients of the Controller’s web site and to the possible participants in the corporate events organized by the Controller.

7. Duration of the Processing

The Controller will store the Data subjects’ personal data other than the image in its data bases for 2 (two) years, unless such personal data are already processed by the Controller under another legal base. Upon expiry the personal data will be erased or the consent to storage the personal data will be requested again.

The Controller will store the image of the Data subjects who gave optional consent to the use, for the promotional purposes outlined, for 5 (five) years. Upon expiry of the storage period the data will be erased or the consent to storage the personal data will be requested again.

The Controller will proceed with the erasure of the images of the Data subjects who refused consent to the use.

7. Rights of each Data subject

Each Data subject has the right to request at any time to the Controller, through the contact details specified in article 1, access to and rectification of his/her personal data or erasure of personal data or restriction of processing concerning the Data subject or objection to processing.

Each Data subject has moreover the right to lodge a complaint with the “Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali”.

In qualità di Interessato HO PRESO VISIONE DELL’INFORMATIVA che precede e ho compreso che la partecipazione all’Evento comporta il trattamento dei miei dati personali, inclusa la realizzazione di fotografie e videoregistrazioni, con le modalità e per le finalità sopra indicate.

As Data subject I HAVE READ THE INFORMATION above and I have understood that the participation in the Event entails the processing of my personal data, including the collection of photographs and video recordings, through the above mentioned methods and purposes.

Inoltre, con particolare riferimento alla pubblicazione dell’immagine, ho preso visione dell’Informativa che precede e

Moreover, with particular regard to the image publication, I have read the information above and

PRESTO il consenso all’utilizzo della mia immagine per le finalità sopra indicate // I GIVE consent to the use of my image for the above mentioned purposesNON PRESTO il consenso all’utilizzo della mia immagine per le finalità sopra indicate // I DO NOT GIVE consent to the use of my image for the above mentioned purposes

HOTEL RESERVATION / PRENOTAZIONE DELL’HOTEL

Sarà nostro ospite presso un prestigioso Hotel romano

You will be our guest at a prestigious roman Hotel